Funktionen
Was LENA HRSuite im Alltag übernimmt
Die zwölf Bausteine arbeiten mit denselben Daten. Ein Urlaubsantrag aus dem Portal landet zur Freigabe, aktualisiert das Urlaubskonto, erscheint im Teamkalender und verhindert eine Einteilung in der Schichtplanung.
Personalakte
Die Akte bündelt, was HR über einen Mitarbeitenden wissen muss, und gliedert es in Bereiche, zwischen denen Sie direkt wechseln können.
- Stammdaten in klaren Bereichen: Person, SV & Steuer, Position & Organisation, Notfall & Sonstiges
- Gehaltshistorie, Urlaubskonto, Arbeitszeit, Verträge, Dokumente, Zeugnisse und Vorgänge direkt in der Akte
- Neue Mitarbeitende mit einem Assistenten in vier Schritten anlegen
- DSGVO-Export und Anonymisierung für HR Admins
Die Mitarbeiterliste: sortier- und durchsuchbar, Gehälter nur für berechtigte Rollen.
Digitale Akte
Wer seine Personalakten digitalisiert, übernimmt die Stammdaten per CSV, legt Scans über den Dateinamen in die richtigen Akten und holt die Bestätigung der Mitarbeitenden direkt in der Akte ein.
- CSV-Import aus dem führenden System: Spalten zuordnen, Vorschau prüfen, dann übernehmen; Schlüssel ist die Personalnummer
- Stapel-Upload mit Probelauf: Der Dateiname „Personalnummer_Kategorie_Titel.pdf“ bestimmt die Akte, nicht zuordenbare Dateien werden nur gemeldet
- Ablage wie beim normalen Upload, mit Version, Aufbewahrungsfrist, Prüfsumme und Audit-Eintrag
- Einfache elektronische Signatur: Kenntnisnahme oder Zustimmung mit Passwort in „Meine Akte“, dazu ein Protokoll-PDF neben dem Original
- Die einfache Signatur ersetzt keine gesetzliche Schriftform, etwa bei Befristung oder Kündigung
MitarbeiterportalModul
Mitarbeitende erledigen ihre Anliegen selbst, HR bekommt sie strukturiert zur Freigabe statt per Zuruf oder E-Mail.
- Urlaub beantragen mit Blick auf das eigene Urlaubskonto
- Krankmeldung, Zeitkorrektur und Zeugnisanforderung einreichen
- Stempeluhr für Kommen, Gehen und Pausen
- Eigene Schichten sehen, freie Schichten buchen und stornieren
- Onboarding-Aufgaben und – per Betriebsregel – den Teamkalender sehen
Abwesenheiten & UrlaubModul
Der Teamkalender zeigt Urlaub, Krankheit und Feiertage für das ganze Team, und genehmigte Anträge werden direkt mit dem Urlaubskonto verrechnet.
- Urlaub, Krankheit und weitere Abwesenheitsarten mit Freigabe
- Teamkalender als Monats- und Wochenansicht, Feiertage je Bundesland
- Urlaubskonten mit Übertrag, Verfall zum 31.03. und halben Tagen
- Krankmeldungen sehen nur Rollen mit Recht auf Gesundheitsdaten
- Teamkalender als Abo für Outlook, Apple- und Google-Kalender
ZeiterfassungModul
Mitarbeitende stempeln selbst im Portal, und HR bekommt nur die Fälle vorgelegt, die geprüft werden müssen, etwa Zeitkorrekturen oder ungewöhnlich lange Arbeitstage.
- Stempeluhr im Portal mit Kommen, Gehen und optionaler Pausenbuchung
- Gesetzliche Pausen nach ArbZG werden automatisch berücksichtigt
- Arbeitstage ab 10 Stunden gehen zur Prüfung an Vorgesetzte oder HR
- Zeitkorrekturen mit Freigabe, Monatsabschluss sperrt den Zeitraum
- Anwesenheit des Teams in Echtzeit und Auto-Gehen für vergessene Stempel
Teamstatus heute: aus Stempeluhr und Abwesenheiten zusammengeführt, filterbar nach Team.
EinsatzplanungModul
Schichten werden per Drag & Drop eingeteilt. Eine Ampel zeigt Unterbesetzung an, und wer Urlaub hat oder krank ist, wird beim Einteilen berücksichtigt.
- Wochenplaner mit Drag & Drop und Mindestbesetzung als Ampel
- Vorlagen für wiederkehrende Wochenstrukturen
- Abwesenheiten und Zeitkonflikte werden beim Einteilen berücksichtigt
- Selbstbuchung und Storno im Portal – HR wird benachrichtigt
- Kalender-Abo: Termine aus einem zentralen ICS-Kalender werden zu Schichten
Aus dem zentralen Kalender übernommene Schichten: Zeiten und Titel kommen vom Kalender, die Besetzung pflegt HR.
Kalender-Abo per ICS-Feed mit Anmeldung über Benutzername und Passwort oder Token, mit Status und „Jetzt synchronisieren“.
Vorgänge & Freigaben
Jede Änderung, die eine zweite Unterschrift braucht, landet als Vorgang in der richtigen Inbox – mit Verlauf und Kommentaren.
- Gehalts- und Vertragsänderungen, Austritte, Stammdaten-Sonderfälle und Zeugnisanforderungen
- Persönliche Inbox mit Genehmigen und Ablehnen
- Weiterleitung an Vorgesetzte und Rücklauf an HR mit Kommentaren
- Jeder Schritt wird nachvollziehbar dokumentiert
Verträge
Vertragstexte entstehen aus Ihren Vorlagen und den Daten der Personalakte – ohne Kopieren zwischen Word und Tabellen.
- Vertragsgenerator mit eigenen Vorlagen und Platzhaltern
- Freigabe-Workflow und PDF mit Ablage in der Personalakte
- Fristen für Probezeit und Befristung mit Erinnerung
Arbeitszeugnisse
Sie stellen Noten für Leistung, Verhalten und Sozialverhalten ein, und der Zeugnistext wird aus den passenden Textbausteinen zusammengesetzt.
- Notenregler für Leistung, Verhalten und Sozialverhalten
- Textbausteine und Einleitungen je Standort als Vorlage
- Zwischen- und Arbeitszeugnis, Freigabe durch Vorgesetzte
- PDF mit Ablage in der Personalakte
OnboardingModul
Für jede neue Person entsteht aus Ihren Standardaufgaben ein Einarbeitungsplan, in dem jede Aufgabe einer zuständigen Stelle wie HR, IT oder der Führungskraft zugeordnet ist.
- Standardaufgaben als Vorlage, ein Plan pro neuem Mitarbeitenden
- Zuständigkeiten für HR, IT, Führungskraft und Mitarbeitende
- Fälligkeiten mit Erinnerungen per E-Mail und Glocke
- Fortschritt im Dashboard
Dokumente
Nachweise, Bescheinigungen und Abrechnungen liegen in der Akte des jeweiligen Mitarbeitenden, und Dokumente mit Ablaufdatum sammelt eine eigene Übersicht.
- Ablage je Mitarbeitenden mit Sichtbarkeit Standard, Sensibel oder Nur Admin
- Ablaufdaten mit eigener Übersicht
- Aufbewahrungsfristen je Dokumentart und Löschvorschläge
- Prüfsumme und Versionierung je Dokument
AuswertungModul
Geschäftsführung und HR sehen Kennzahlen zu Personal, Abwesenheiten und Lohnkosten direkt in der Anwendung und können sie nach Abteilung, Standort oder Team filtern.
- Headcount, Fluktuation, Krankheitsquote, Urlaub und Zugehörigkeit
- Urlaubsprognose und Engpass-Tage
- Verfügbarkeit und Lohnkosten
- Filter nach Abteilung, Standort, Team und Kostenstelle
- Export erfasster Arbeitszeiten für den Steuerberater
Benachrichtigungen & Hilfe
Meldungen bleiben in der Glocke, bis sie gelesen wurden, und auf jeder Seite öffnet F1 den passenden Hilfeartikel.
- Glocke mit ungelesenen Meldungen – auch für alles, was während der Abwesenheit passiert ist
- Pro Ereignis einstellbar: E-Mail, Glocke oder beides
- In-App-Hilfe zu jeder Seite per F1
- Release Notes nach jedem Update
Pro Ereignis festlegen, ob es per E-Mail, in der Glocke oder auf beiden Wegen ankommt.
Hilfe per F1: Zu jeder Seite öffnet sich der passende Artikel.
Probieren Sie LENA HRSuite in der Live-Demo aus
Sie können die Demo als Mitarbeiter:in oder als HR-Sachbearbeitung nutzen oder sich LENA HRSuite in einer persönlichen Vorführung an Ihren eigenen Abläufen zeigen lassen.